Organisasi atau perusahan akan berjalan dengan baik, bila manajemen mutu yang diterapkan tepat, sehingga kemungkinan besar tujuan organisasi atau perusahan akan tercapai. Demikian juga dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur menginginkan sistem manajemen mutu yang baik agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Manajemen mutu adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan. Ada banyak  versi Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang dikeluarkan oleh International Standard Organisazation (ISO), salah satunya adalah adalah versi 9001:2015.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur pada tahun 2023 kembali mengikuti resertifikasi SMM ISO 9001:2015 setelah 3 (tiga) tahun sejak tahun 2020 hingga 2022 mendapat sertifikasi tersebut, selanjutnya tahun ke-4 harus mengikuti resertifikasi. Untuk itu pada Senin, 26 Juni 2023 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT  kembali mengikuti resertifikasi SMM ISO 9001: 2015 yang dilaksanakan oleh Auditor Eksternal dari SIS Certifications, Ivar Kusradi. D. ST., M.Eng.

Pelaksanaan Audit eksternal diawali dengan Opening Meeting dibuka oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT Drs. Kanisius H. M. Mau, M.Si dan dihadiri oleh para pejabat Administrator, pejabat Pengawas, Koordinator Mutu, para Arsiparis/Perpustakaan. Para pejabat pelaksana.

Audit dilakukan pada Sekretariat, Bidang-bidang, dan Koordinator Mutu. Ruang lingkup audit meliputi persyaratan klausul SMM ISO 9001:2015 yakni : 1) Klausul 4 : Konteks Organisasi; 2) Klausul 5 : Kepemimpinan; 3) Klausul 6 : Perencanaan; 4) Klausul 7 : Dukungan; 5) Klausul 8 : Operasional; 6) Klausul 9 : Evaluasi Kinerja; dan 7) Klausul 10 : Peningkatan. Kemudian dilanjutkan dengan audit lapangan.

Selesai dilakukan audit dilanjutkan dengan Closing Meeting yang dihadiri oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT Drs. Kanisius H. M. Mau, M.Si dan para pejabat Administrator, pejabat Pengawas, dan Koordinator Mutu. Pada kesempatan tersebut Auditor Eksternal memberi gambaran tentang jalannya Audit dan hasil temuan sementara Audit Eksternal. (jbe)