Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai Lembaga Kearsipan Daerah perlu merencanakan, menyusun dan menetapkan Jadwal Retensi Arsip untuk dipergunakan dalam Pengelolaan dan Penataan serta pemusnahan Kearsipan di Lingkup Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan salah satu elemen penting dalam Pengelolaan Arsip usul musnah namun masih banyak yang belum mengetahui tentang pentingnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk bagian Kearsipan baik di perusahaan atau instansi pemerintah bahkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada Pasal 48 Ayat 1 menyebutkan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri atau Swasta serta BUMN atau BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip untuk itu perlu kita memahami bahwa pentingnya Jadwal Retensi Arsip, jika anda mengelola Arsip milik Instansi Pemerintah, maka menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi setidaknya jangka waktu maksimal penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi penetapan waktu arsip yang harus dimusnahkan, dinilai kembali untuk dijadikan/digunakan secara permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip yang dijadikan sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip.

Disamping itu juga perlu diketahui bahwa Instansi Pemerintah yang menyusun, merencanakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) harus mendapatkan rekomendasi/persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), kaitan dengan hal tersebut Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur melalui Bidang Pengelolaan Arsip dan berkoordinasi serta berkolaborasi dengan Sekertaris (Kepegawaian dan Umum, Keuangan), Bidang Pembinaan dan Pengawasan, Bidang Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka dan Bidang Layanan dan Pembinaan Perpustakaan sebagai Unit Pengolah telah melaksanakan penataan dan penyusunan daftar arsip untuk diserahkan kepada sekertaris Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai Unit Kearsipan untuk diusulkan oleh Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur) untuk kemudian diniai oleh Bidang Pengelolaan Arsip dan selanjutnya hasil penilaian tersebut diusulkan oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov. NTT ke Gubernur NTT untuk mendapat rekomendasi dan persetujuan Gubernur Nusa Tenggara Timur untuk dilakukan penyusutan/pemusnahan

Kegiatan tersebut dilaksanakan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur mulai dari tanggal 10 Oktober sampai dengan 23 Oktober 2023.