Sejarah Perpustakaan

Sejarah

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT dalam menjalankan tugasnya menyelenggarakan urusan kearsipan dan urusan perpustakaan. Dalam perjalanan pembentukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT tidak terlepas dari 2 (dua) dinas sebelumnya yakni Dinas Kearsipan Provinsi NTT dan Dinas Perpustakaan Provinsi NTT, untuk itu perlu melihat kembali perjalanan pembentukan Dinas Perpustakaan Provinsi NTT dan Dinas Kearsipan Provinsi NTT sebelum sampai pada pembentukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT.

Pembentukan Dinas Perpustakaan Provinsi NTT

Berdasarkan SK. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 19103/C/1956 tepatnya tanggal 23 Mei 1956 secara resmi berdiri Perpustakaan Negara di Kupang yang berlokasi di Jalan Tompello No.1 Kupang. Kemudian berdasarkan SK. Menteri Kebudayaan Nomor 0199/01/1978 tanggal 23 Juni 1978, Perpustakaan Negara diubah menjadi Perpustakaan Wilayah dan berada di bawah Pusat Pembinaan Perpustakaan yang merupakan UPTD dari Dirjen Kebudayaan dan Pendidikan. Berdasarkan Keputusan Menteri Mendidikan dan Kebudayaan Nomor 0301/81 Tahun 1981 tentang Pokok-pokok kebijakan Pembinaan perpustakaan di Indonesia, maka Perpustakaan Wilayah Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai perpanjangan Pusat Pembinaan Perpustakaan Departemen pendidikan dan Kebudayaan mempunyai tugas membina semua jenis perpustakaan di daerah. Dengan adanya Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional RI, maka perpustakaan Wilayah di Kupang diubah menjadi Perpustakaan Daerah NTT dan bertanggungjawab kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Sedangkan Perpustakaan Nasional RI bertanggungjawab kepada Presiden RI. Perpustakaan Daerah merupakan perpanjangan perpustakaan nasional di daerah dan dalam pelaksanaan tugas memperhatikan petunjuk Gubernur. Berdasarkan Keputusan Presiden RI No. 50 Tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997, Perpustakaan Daerah diubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi dan dinaikkan statusnya menjadi Eselon II. Seiring dengan pemberlakuan Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang otonomi Daerah, maka berdasarkan Keputusan Gubernur NTT Nomor 42 Tahun 2001 tanggal 22 Agustus 2001 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja Badan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur menjadi Badan Perpustakaan Provinsi NTT. Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Bappeda dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur. Selanjutnya melalui Peraturan Gubernur Nomor : 41 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur bahwa Badan Perpustakaan Daerah mempunyai tugas membantu Gubernur dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan.

Badan Perpustakaan Daerah menyelenggarakan fungsi :

• perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan daerah;
• pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan daerah;
• pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan daerah;
• pembinaan unit pelaksana teknis;
• pelaksanaan tata usaha, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, sarana dan prasarana serta rumah tangga;
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Susunan organisasi Badan Perpustakaan Provinsi Daerah NTT terdiri dari :

• Kepala Badan;
• Sekretariat terdiri dari 3 Sub Bagian;
• Bidang Layanan dan Pelestarian Bahan Pustaka terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Bidang Kelembagaan dan Sumber Daya Perpustakaan terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Bidang Pengembangan Teknologi Informasi dan Alih Media Koleksi Perpustakaan terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Kelompok Jabatan Fungsional.

Melalui Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 9 Tahun 2016 tanggal 28 Oktober 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur, maka dibentuklah Dinas Perpustakaan Provinsi NTT. Dinas Perpustakaan Provinsi NTT mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah. Dinas Perpustakaan Provinsi NTT menyelenggarakan fungsi :

• perumusan kebijakan di bidang perpustakaan;
• pelaksanaan kebijakan di bidang perpustakaan;
• pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang perpustakaan;
• pelaksanaan administrasi dinas di bidang perpustakaan;
• pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Berdasarkan Peraturan Gubernur NTT Nomor 73 Tahun 2016  tanggal 5 Desember 2016 tentang Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan Provinsi NTT terdiri dari :

• Kepala Dinas
• Sekretariat terdiri dari 3 Sub Bagian
• Bidang Deposit Dan Pengembangan Dan Pengolahan Bahan Pustaka terdiri dari 2 Seksi;
• Bidang Layanan, Otomasi Dan Kerjasama terdiri dari 2 Seksi;
• Bidang Pengembangan Perpustakaan Dan Pembudayaan Kegemaran Membaca terdiri dari 2 Seksi;
• Bidang Pelestarian Bahan Perpustakaan terdiri dari 2 Seksi;
• Kelompok Jabatan Fungsional.

            Selama berdirinya Badan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur telah mengalami pergantian pimpinan sebagai berikut :

• Perpustakaan Negara dipimpin oleh Ny. J. A. Doko-Saudale, sejak tahun 1964-1973.
• Perpustakaan Wilayah dipimpin oleh Drs. P. S. Daniel, sejak tahun 1973-1978.
• Perpustakaan Wilayah dipimpin oleh Drs. P. S. Daniel sejak Tahun 1978-1986.
• Perpustakaan Wilayah dipimpin oleh Kakanwil Depdikbud yakni I. Soeparjo dengan Plh. Drs. Abraham Gampar, sejak tahun 1986-1987.
• Kepala Perpustakaan Wilayah dipimpin oleh Drs. Wardi Setiabudi, sejak tahun 1987-1990.
• Perpustakaan Daerah dipimpin oleh Drs. Wardi Setiabudi, sejak tahun 1990-1991.
• Kepala Perpustakaan Daerah dipimpin oleh Drs. Lukman Rahman, sejak tahun 1990-1995.
• Perpustakaan Daerah dipimpin oleh M. Legiyo, SH sejak tahun 1995-1998.
• Perpustakaan Nasional Provinsi dipimpin oleh Albiner Silaen, SH, sejak tahun 1998-2000.
• Badan Perpustakaan Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. H. Arsyad Daud, sejak tahun 2000-2004.
• Badan Perpustakaan Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Daud U. D. Kadiwano, sejak tanggal 11 Oktober 2004-2006.
• Badan Perpustakaan Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Mellianus Lima, sejak bulan Maret 2006-2008.
• Badan Perpustakaan Daerah Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Nahor Talan, sejak tahun 2008-2013.
• Badan Perpustakaan Daerah Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Benyamin Lola, M.Pd sejak tahun 2015-2016.
• Dinas Perpustakaan Provinsi NTT dipimpin oleh Ir. Frederik J. W. Tielman, M.Si sejak tahun 2016- bulan Pebruari 2019.

Pembentukan Dinas Kearsipan Provinsi NTT

Pengelolaan kearsipan di Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur, saat itu dilaksanakan berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur Nomor 11 Tahun 1982, walaupun dalam pelaksanaannya terdapat masalah dan hambatan. Masalah yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur saat itu adalah semakin menumpuknya Arsip In Aktif pada Gedung Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur. Untuk memecahkan masalah tersebut maka perlu segera dibentuk Kantor Arsip Daerah sebagai suatu Lembaga/Unit khusus yang menangani Arsip In Aktif. Atas dasar inilah maka Gubernur Kepala Daerah  Tingkat I Nusa Tenggara Timur saat itu yakni dr. Hendrik Fernandez mengusul kepada Menteri Dalam Negeri untuk membentuk Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur. Usulan Gubernur KDH Tingkat I Nusa Tenggara Timur tersebut diterima oleh Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia sehingga keluarlah Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 1992 tanggal 25 Januari 1992 tentang Pedoman Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur setelah mendapat persetujuan dari :

• Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan surat Nomor D.T.10.1/596/1991 tanggal 22 Agustus 1991.
• Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dengan surat Nomor B 1203/1/91 tanggal 14 Desember 1991.

Pembentukan Kantor Arsip Daerah dimaksudkan sebagai suatu wadah yang menangani secara khusus terhadap penyelamatan Arsip Pemerintah Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur termasuk arsip dari Swasta dan perorangan yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan Pemerintah, Pembangunan dan Kemasyarakatan. Melalui pengelolaan kearsipan yang efektif yang semakin disempurnakan diharapkan mampu memenuhi tuntutan kebutuhan akan informasi dikalangan aparatur, Ilmuwan, Swasta, masyarakat dan pengguna jasa informasi lainnya yang semakin lama semakin meningkat. Pembinaan dan pengembangan kearsipan di Nusa Tenggara Timur meliputi penyempurnaan sistim, koordinasi, pelayanan informasi, dokumentasi, pengumpulan Arsip In Aktif, penilaian arsip, penyerahaan Arsip Statis ke Arsip Nasional Daerah atau Arsip Nasional Pusat serta pemusnahannya oleh Kantor Arsip Daerah. Kantor Arsip Daerah dalam pelaksanaan fungsinya ditunjang oleh Kelompok Jabatan Fungsional antara lain Arsiparis dan Jabatan Fungsional lainnya seperti Pustakawan dan lain-lain. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 362 Tahun 1977 pasal 2 huruf a butir 1 tentang Pola Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 13 Tahun 1992 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur  pasal 20, maka Pemerintah Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur menetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur Nomor 1 Tahun 1993 tanggal 19 Pebruari 1993 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur. Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur Nomor 1 Tahun 1993 tanggal 19 Pebruari 1993 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur, kedudukan Kantor Arsip Daerah adalah Unit pelaksana Daerah dilingkungan Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh Seorang Kepala Kantor yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Kepala Daerah. Kepala Kantor Arsip Daerah dalam melaksanakan tugasnya secara teknis operasional berada di bawah Gubernur Kepala Daerah sedangkan koordinasi administratif berada di bawah Sekretaris Wilayah Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 Kantor Arsip Daerah mempunyai fungsi:

• perencana dan program bidang Kearsipan Daerah;
• Pengumpulan dan pengelolaan Arsip In Aktif dilingkungan Pemerintah Daerah.
• pembinaan kearsipan terhadap Unit-unit kerja dilingkungan Pemerintah Daerah;
• penilaian dan penyerahan Arsip Statis Daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri Dalam Negeri;
• pengelolaan ketatausahaan Kantor Arsip Daerah.

Susunan Organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari :

• Kepala Kantor;
• Bagian Tata Usaha;
• Bidang Penataan dan Inventarisasi Arsip;
• Bidang Pengelolaan;
• Kelompok Jabatan Fungsional.

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 11 tahun 2000 tanggal 07 Desember 2000 dibentuklah Badan Arsip Provinsi NTT untuk melaksanakan tugas membantu Gubernur NTT dalam penyelenggaraan pemerintahan dalam lingkup kearsipan. Untuk melaksanakan tugas dimaksud, Badan Arsip Provinsi NTT mempunyai tugas :

• perumusan kebijakan teknis kearsipan daerah;
• penyelenggaraan pembinaan bidang kearsipan;
• pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintahan di bidang kearsipan;
• pengolahan dan pengelolaan arsip inaktif;
• pelaksanaan akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis;
• pelaksanaan pemberian layanan informasi arsip statis, penggunaan dan penerbitan naskah sumber arsip;
• pembinaan tenaga fungsional arsiparis;
• pelaksanaan tata usaha, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, sarana dan prasarana serta rumah tangga;
• pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.

Susunan organisasi Badan Arsip Provinsi NTT terdiri dari :

• Sekretariat, terdiri dari 3 Sub Bagian;
• Bidang Akuisisi dan Pengelolaan Arsip In aktif terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Bidang Pengelolaan Arsip Statis terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Bidang Penyuluhan dan Layanan Informasi terdiri dari 2 Sub Bidang;
• Bidang Pembinaan Kearsipan terdiri dari 2 Sub Bidang;

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 9 Tahun 2016 tanggal 28 Oktober 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur, maka dibentuklah Dinas Kearsipan Provinsi NTT. Dinas Kearsipan Provinsi NTT mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan urusan pemerintahan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah. Dinas Kearsipan Provinsi NTT menyelenggarakan fungsi :

• perumusan kebijakan di bidang kearsipan;
• pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan;
• pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan;
• pelaksanaan administrasi dinas di bidang kearsipan;
• pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Berdasarkan Peraturan Gubernur NTT Nomor 73 Tahun 2016  tanggal 5 Desember 2016 tentang Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi NTT terdiri dari :

• Kepala Dinas;
• Sekretariat terdiri dari 3 Sub Bagian;
• Bidang Pengelolaan Arsip terdiri dari 2 Seksi;
• Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip terdiri dari 2 Seksi;
• Bidang Pembinaan Kearsipan terdiri dari 2 Seksi;
• Bidang Pengawasan Kearsipan terdiri dari 2 Seksi;
• Kelompok Jabatan Funsional.

Adapun yang pernah menjabat Kepala Dinas Kearsipan Provinsi NTT adalah :

1. Sri Hastuti Ehok.
2. Drs. Piet Sabuna.
3. Drs. Abraham Tuce Manongga.
4. Drs. Albertus Elias Foenay.
5. Vincentcius Jeskial Boekan, SH., M.Hum.
6. Ir. Frederik J. W. Tielman, M.Si.
7. Drs. Flori Mekeng.
8. Drs. Eduard Gana, M.Si.
9. Lambertus Ibi Riti, SH.

Pembentukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 1 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 9 Tahun 2019 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi NTT, maka dibentuklah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur merupakan lembaga yang melayani masyarakat dalam 2 (dua) bidang tugas yaitu bidang Kearsipan dan bidang Perpustakaan. Berdasarkan Peraturan Gubernur NTT Nomor 19 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan urusan pemerintahan bidang kearsipan dan perpustakaan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur mempunyai fungsi :

1. Perumusan kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
4. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang kearsipan dan perpustakaan; dan
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Susunan organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai berikut :

1. Kepala
2. Sekretariat membawahi :
3. Sub Bagian Program, Data dan Evaluasi.
4. Sub Bagian Keuangan.
5. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum.
6. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip.
7. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis.
8. Seksi Pengelolaan Arsip Statis.
9. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip.
10. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan.
11. Seksi Pembinaan Kearsipan.
12. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia kearsipan.
13. Seksi Pengawasan Kearsipan.
14. Kepala Bidang Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka.
15. Seksi Deposit.
16. Seksi Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka.
17. Seksi Preservasi dan Alih Media Bahan Pustaka.
18. Kepala Bidang Layanan dan Pembinaan Perpustakaan.
19. Seksi Layanan Perpustakaan.
20. Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kegemaran Membaca.
21. Seksi Kerjasama dan Ekstensi Perpustakaan.
22. Kelompok Jabatan Fungsional.

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT adalah Ir. Stefanus I. Ratoe Odjoe, MT sejak bulan Pebruari 2019 hingga sekarang (dari berbagai sumber).