Tulisan yang tidak populer dan tidak menarik ini saya buat karena prihatin setelah menyaksikan banyak dokumen-dokumen penting yang berupa laporan-laporan kegiatan, laporan tahunan maupun laporan hasil kajian yang disimpan di ruang perpustakaan dan diberlakukan serta diolah sebagaimana bahan perpustakaan (Buku).

Ketika saya tanyakan kepada pengelola, jawabannya macam-macam, pertama ; dokumen tersebut bukan arsip tetapi buku karena bentuknya seperti buku/dijilid dan tebal-tebal, kedua ; dokumen tersebut hanya hasil penggandaan/fotocopian (bukan yang asli), dan yang ketiga kalau seperti ini tidak disimpan diperpustakaan akan disimpan dimana ? Disimpan difiling cabinet tidak muat, selain itu terus apa yang akan disimpan diruang perpustakaan instansi selain produk-produk seperti ini ? dan jawaban terakhir yang menggelikan adalah, sama saja karena yang mengelola arsip ya saya dan yang mengelola perpustakaannya juga saya !

Atas dasar itulah, secara singkat saya ingin mengulas kembali perbedaan antara arsip dan bahan perpustakaan dalam hal ini yang saya maksudkan adalah Buku (karena bahan perpustakaan tidak hanya buku), sebagai berikut :

Di Indonesia masalah kearsipan diatur dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan pelaksanaannya diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentnag Kearsipan. Sedangkan masalah perpustakaan diatur dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007, pasal 1 nomor 10 yang dimaksud bahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. Karya cetak adalah semua jenis terbitan dari setiap karya intelektual dan atau artistic yang dicetak dan digandakan dalam bentuk buku, majalah, surat kabar, peta, brosur, dan sejenisnya yang diperuntukan bagi umum. Sedangkan karya rekam adalah semua jenis rekaman dari setiap karya intelektual dan atau artistik yang direkam dan digandakan dalam bentuk pita, piringan, dan bentuk laian sesuai dengan perkembangan teknologi yang diperuntukan bagi umum.

Berpijak dari definisi tersebut maka terdapat perbedaan yang mendasar antara arsip dengan bahan pustaka sehingga dua sumber informasi ini harus dibedakan pula pengelolaannya. Dalam manajemen arsip dinamis terdapat 4 tahapan daur hidup arsip yaitu ; 1. Penciptaan, 2. Penggunaan, 3. Pemerliharaan, dan 4. Penyusutan. Keempat tahapan tersebut sekaligus yang membedakan dengan bahan perpustakaan (buku). Perbedaan dimaksud dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Penciptaan

Arsip tercipta secara otomatis, tidak disengaja, hasil samping dari kegiatan administrasi organisasi. Ia tercipta karena memenuhi ketentuan hukum yang harus dipatuhi dan kebutuhan yang harus terpenuhi. Seorang karyawan perusahaan ketika masuk kerja sesuai peraturan ia harus “mendaftarkan diri” dengan memencet mesin Finger Print. Ketika dia tidak memencet mesin Finger Print, karena lupa atau sengaja, maka ia dianggap tidak masuk kerja hari itu karena data kehadiran dia tidak terekam dalam mesin Finger Print. Akibatnya dia akan kehilangan haknya sebagai karyawan perusahaan untuk hari itu. Bukan hanya hak memperoleh gaji penuh tetapi juga hak untuk naik pangkat kejenjang yang lebih tinggi bahkan kesempatan untuk menduduki jabatan tertentu. Penciptaan arsip harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku yaitu tata naskah dinas, harus dikendalikan, dan diregistrasi. Ketika arsip tidak diciptakan berdasarkan ketentuan tata naskah dinas maka patut diragukan legalitasnya. Sedangkan buku sengaja diciptakan, tidak lahir secara otomatis. Buku tercipta bukan karena aturan tetapi karena keinginan sehingga lahirnya buku didasari atas kesadaran penuh seseorang untuk menciptakan suatu karya untuk dinikmati oleh masyarakat luas. . Ketentuan menciptakan buku lebih terbuka/bebas tidak seperti halnya arsip.

2. Tingkat Pertumbuhan dan Perkembangan

Konskuensi dari arsip yang merupakan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan dan hasil samping dari pelaksanakan kegiatan administrasi maka arsip akan tumbuh dan berkembang secara alamiah. Apabila kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi berjumlah banyak maka arsip yang tercipta juga akan banyak. Rumah sakit yang dikunjungi banyak pasien maka rumah sakit juga akan banyak memilik arsip pasien atau rekam medis. Masing masing berkas rekam medis juga akan mengalami pertumbuhan sesuai dengan tingkat kunjungan pasien yang bersangkutan. Bagi pasien yang karena penyakitnya mengharuskan ia harus sering berkunjungan maka file rekam medisnya akan lebih tebal dibandingkan file rekam medis pasien yang lain. Bahkan bukan hanya arsip rekam medis yang bertambah banyak tetapi secara otomatis arsip-arsip pendukung juga akan semakin bertambah banyak seperti arsip pengadaan sarana dan prasarana kesehatan karena ketika jumlah pasien bertambah maka pihak rumah sakit harus menyediakan rung rawat lengkap dengan fasilitasnya. Sedangkan bahan perpustakaan akan tumbuh dan berkembang sesuai dan melalui perencanaan. Apabila organisaisi ingin memiliki buku yang banyak ia harus merencanakan untuk penggadaan seperti membeli atau bekerjasama dengan lembaga lain.

3. Tingkat resiko

Arsip memiliki sifat tunggal karena ia tidak diciptakan secara massal tetapi sesuai dengan kepentingan. Arsip ijazah, sertifikat, dan yang sejenis misalnya ia hanya satu dan diberikan kepada yang bersangkutan sesuai dengan nama yang tercantum dalam ijasah tersebut. Arsip laporan tahunan misalnya, ia hanya berada pada lembaga yang berhak menerima kiriman laporan tahunan dan di lembaga yang membuat laporan. Arsip laporan tahunan yang berada di lembaga penerima berbeda fungsinya dengan lembaga pengirim. Dengan demikian apala terjadi bencana terkait dengan arsip seperti arsip hancur karena kebakaran atau sebab lain, arsip hilang karena dicuri atau sebab lain, bahkan yang sederhana dan sering terjadi adalah arsip sulit atau tidak dapat ditemukan pada saat diperlukan akan mengakibatkan kerugian bagi yang berkepentingan karena arsip tidak dapat digantikan dan dapat disalahgunakan untuk kepentingan-kepentingan tertentu seperti penipuan. Sertifikat atau ijazasah apabila hilang maka tidak akan keluar ijasah atau sertifikat baru karena terkait dengan tanggal pengeluaran, tanda tangan, nomor dan lain sebagainya. maka yang keluar adalah duplikat atau surat keterangan dan dari segi nilai sudah berbeda dengan arsip yang aslinya.

Sedangkan buku karena ia diciptakan secara massal untuk kepentingan umum (sekaligus tujuan profit) misalnya, maka ketika terjadi bencana seperti buku hilang maka yang bersangkuatan dapat memperoleh buku yang sama dengan mudah dengan cara mencari pinjaman, membeli, mencopy, bahkan dapat pengadaan atau cetak kembali dengan kualitas informasi dan bobot nilai yang sama.

Dengan demikian tingkat resiko hilangnya arsip untuk disalah gunakan dan besaran resiko kerugian yang harus ditanggung bila terjadi musibah terhadap arsip lebih besar dibandingkan dengan bahan perpustakaan.

4. Pengguna dan Kegunaan

Arsip tercipta karena ketentuan administrasi organisasi oleh karena itu pengguna utama arsip adalah organisasi pencipta sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan pelaksanaan kegiatan, pembuktian, dan bahan pertanggungjawaban. Ia bersifat tertutup bagi pihak yang tidak berhak. Hanya arsip-arsip tertentu yang informasinya dapat dikonsumsi untuk umum dan harus dilayankan untuk pentingan masyarakat luas, bangsa, dan negara sebagai memori kolektif bangsa dan penggunaanyapun harus sesuai dengan ketentuan layanan kearsipan seperti harus dibaca/ digunakan ditempat, tidak boleh dibawa keluar organisasi, dan lain sebagainya. Sedangkan bahan perpustakaan sejak ia tercipta sudah bersifat terbuka bahkan untuk meningkatkan jumlah pembaca/pengguna diadakan bedah buku, promosi, pasar murah, pameran, diskon, dan lain sebagainya. Buku dapat digunakan disembarang tempat, boleh dibawa pulang, dan boleh di foto copy.

5. Keterkaitan tugas dan fungsi

Arsip tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi atau aktifitas seseorang. Sehingga informasi yang terekam dalam arsip pasti mencerminkan apa yang telah dilakukan. Lembaga yang bergerak dibidang kesehatan akan menciptakan arsip yang terkait dengan kesehatan seperti rekam medis, pengadaan obat, pengadaan peralatan kesehatan, dan lain sebagainya. Sedangkan perpustakaan tidak terkait dengan tugas dan fungsi organisasi. Orang bebas menulis buku apa saja meskipun diluar profesi atau bidang yang ditekuninya. Seorang dokter boleh saja mengarang buku tentang kearsipan atau politik. Arsiparis bisa saja dan tidak dilarang menulis buku tentang pertanian, dan lain sebagainya.

6. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip dilaksanakan sejak arsip diciptakan. Arsip yang masa depannya menjadi arsip statis harus dibuat dengan menggunakan kertas yang berkualitas tinggi sebagaimana diatur dalam pedoman tata naskah dinas agar tidak mudah rusak. Pemeliharaan berikutnya melalui pemberkasan dan penataan yang baik dan benar yaitu sesuai dengan jenis dan bentuk arsip yang menjamin dapat ditemukannya kembali arsip secara cepat dan lengkap.

Pemberkasan dan penataan arsip tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang tetapi oleh masing-masing pencipta karena yang mengetahui keterkaitan arsip yang satu dan lainnya adalah pencipta. Sedangkan pemeliharaan dan penataan buku tidak serumit dan sesulit arsip. Termasuk penggunaan kertas, banyak jenis kertas yang dapat digunakan dan semata-mata bukan untuk keawetan (pemeliharaan) buku yang bersangkutan. .

7. Penyusutan

Sifat arsip adalah jumlah selalu bertambah dan nilai kegunaan arsip semakin lama semakin menurun bahkan sebanyak 90% dari keseluruhan jumlah arsip tidak memiliki nilai guna lagi artinya harus dimusnahkan. Kapan suatu arsip harus disusutkan (dimusnahkan) sudah diatur dalam ketentuan Jadwal Retensi Arsip. Sedangkan bahan pustaka tidak mengenal pemusnahan, kalaupun ada hanya bahan pustaka tertentu (penyiangan).

Perbedaan antar arsip dengan bahan pustaka dan sumber informasi lain seperti musium tidak terlepas dari karakteristik arsip itu sendiri. Beberapa karakteristik arsip adalah sebagai berikut (Soerotani, Suhardo, 2007 ; 5) :

1. a) Unik (unique) yaitu arsip yang memilliki karakteristik informasi dan bentuk yang unik. Bahwa ciri khas arsip masing-masing instansi, organisasi yang berbeda. Hal ini disebabkan karena arsip merupakan rekaman hasil transaksi kegiatan. Arsip tercipta tidak berdiri sendiri atau bukan merukan dokumen diskrit saling berkaitan dan memiliki informasi yang lengkap. Arsip yang terakumulasi mencerminkan fungsi organisasi, sehingga dengan melihat arsip dapat dilihat tugas dan fungsi lembaganya. Disamping itu arsip diciptakan dengan maksud untuk administrasi kegiatan yang merupakan dokumen privat, sehingga arsip tidak dipublikasikan.
2. b) Otentik (Authentik) yaitu otentitasnya arsip merupakan suatu rekaman yang dapat dijadikan bukti. Arsip tercipta secara langsung dari aktivitas transaksi yang informasinya melekat secara permanen pada wujud aslinya. Oleh karena itu, arsip merupakan sumber primer yang dapat dipercaya.
3. c) Reliabel / Kredibel (Reability / Credible) yaitu isi informasi (content) dapat dipercaya dan akurat sebagai gambaran dari transaksi dan aktivitas atau kenyataan untuk dapat dijadikan bukti. Tentunya aktivitas transaksi hanya dilakukan sekali, oleh karena itu, arsip tercipta hanya satu dalam wujud asli.
4. d) Legal yaitu sah, bahwa arsip merupakan rekaman informasi dari suatu transaksi kegiatan yang tercipta hanya sekali serta berisi kebuktian legal,oleh karena itu arsip memiliki kekuatan hukum yang sah dan dapat dijadikan sebagai alat bukti.
5. e) Usability / dapat digunakan yaitu merupakan suatu catatan informasi yang dapat disimpan, ditemukan kembali, dipresentasikan secara langsung terhadap aktivitas atau transaksi yang dihasilkan.
6. f) Integrity / lengkap yaitu rekaman informasi yang lengkap dan tidak dirubah, baik konten maupun konteknya, harus disimpan dan dilindungi terhadap orang yang tidak bertanggung jawab.

Kemudian Rusidi dalam Bukunya Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah (2015) menyatakan bahwa ada 4 kata kunci arsip yaitu ;

1. Bahwa arsip adalah rekaman informasi pelaksanaan kegiatan.

Kata kunci pertama ini mengandung pengertian bahwa lahirnya arsip sebagai akibat dari dilaksanakannya kegiatan. Dengan demikian infomasi yang terkandung di dalam arsip pasti mencerminkan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi sehingga informasinya pasti apa adanya, sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya. Oleh karenanya jumlah arsip yang terciptapun juga tergantung pada banyak sedikitnya kegiatan yang dilakukan.

2. Bahwa yang termasuk arsip bukan hanya rekaman informasi yang dibuat saja tetapi juga yang diterima organisasi.

Kata kunci yang kedua ini mengandung pengertian bahwa yang dimaksud arsip tidak hanya naskah-naskah yang dibuat atau yang dikeluarkan saja tetapi juga naskah-naskah yang diterima atau yang masuk.

Tidak semua naskah yang diterima ada hubungannya dengan tugas dan fungsi instansi, namun demikian terlepas dari bobot informasi yang dikandungnya, semua yang diterima adalah arsip karena instansi tidak hanya memiliki fungsi substansi tetapi juga fasilitasi dan fungsi sosial/layanan, seperti naskah atau surat dari lembaga pendidikan tentang ijin kunjungan atau magang, surat penawaran, dan lain-lain. Arsip-arsip seperti ini tidak ada kaitannya dengan fungsi instansi tetapi tetap perlu ditindaklanjuti.

3. Bahwa informasi arsip dapat terekam dalam berbagai bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan dan kemajuan teknologi informasi.

Kata kunci yang ketiga ini mengandung maksud bahwa arsip adalah benda yang dapat diraba. Benda dimaksud adalah media rekam informasi. Informasi dapat direkam dalam berbagai macam media sesuai dengan perkembangan teknologi. Maka berbicara arsip adalah berbicara dua hal yaitu benda dan informasi, bukan hanya informasi saja atau sebaliknya hanya bendanya saja. Antara informasi dan media rekam yang digunakan ibarat dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Apabila media rekamnya rusak maka akan hilang informasi yang dikandungnya, dan ketika informasi hilang/tidak terbaca maka hilang pula bukti atau arsip yang bersangkutan.

4. Bahwa arsip tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan.

Kata kunci yang keempat ini mengandung makna bahwa arsip adalah hasil samping dari pelaksanaan kegiatan administrasi organisasi. Arsip tercipta karena ada kegiatan/peristiwa yang terjadi. Seandainya tidak dilakukan kegiatan atau tidak ada peristiwa maka tidak akan tercipta arsip. Pengertian hasil samping harus dimaknai secara positif karena hal tersebut merupakan salah satu ciri arsip yang sekaligus membedakan dengan sumber informasi lainnya. Arsip bukan produk utama melainkan tercipta secara otomatis bersamaan dengan terjadinya peristiwa.

Dengan demikian perbedaan yang mendasar antara arsip dengan sumber informasi lain khususnya buku adalah bahwa arsip berfungsi sebagai bahan bukti yaitu bukti transaksi, bukti terjadinya peristiwa, bukti kinerja organisasi, bukti pertanggunjawaban, bukti pembayaran. Arsip dapat digunakan sebagai bukti karena arsip tercipta (bukan diciptakan) seiring dengan terjadinya peristiwa. Lahirnya arsip karena kewajiban dan kebutuhan bukan keinginan. Organisasi membuat laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban karena melaksanakan kewajiban administrasi. Ketika terjadi bencana alam atau peristiwa yang penting lainnnya seseorang mengambil gambar/foto maka foto tersebut arsip karena merupakan bukti terjadinya peristiwa. Seseorang mencatat apa yang dilakukan sehari-hari dalam buku hariannya maka buku harian tersebut arsip karena yang bersangkutan butuh apa yang telah dilakukan terdokumentasikan dan dokumentasi itu untuk kepentingan dirinya sendiri bukan untuk umum. Organisasi mengirim surat ke lembaga lain karena butuh sesuatu dari organisasi tersebut, dan sebaliknya organisasi juga menerima surat dari organisasi lain karena terkait dengan tugas dan fungsinya, dan lain sebagainya.

Sehingga jelaslah bahwa arsip tidak diciptakan tetapi tercipta dan lahirnya arsip bukan untuk masyarakat umum melainkan untuk kepentingan pencipta sendiri. Karena tercipta, maka iInformasi arsip tidak dapat dibantah, ia adalah satu-satunya, yang lahir bersamaan dengan terjadinya suatu peristiwa, maka arsip bukan informasi biasa.

Penutup

Untuk mengatakan sebuah produk termasuk arsip atau bukan, bukan pekerjaan yang gampang. Tidak dapat dilakukan sekonyong-konyong seperti membalik telapak tangan tetapi harus di pelajari terlebih dulu bagaimana proses terciptanya dokumen tersebut. Tidak cukup hanya melihat bentuk fisiknya. Meskipun bentukya buku tetapi kalau dokumen itu tercipta sebagai akibat dari dilaksanakannya tugas dan fungsi organisasi maka dokumen tersebut arsip. Laporan hasil kajian/penelitian, laporan kegiatan, laporan tahunan, dan laporan lainya selama dokumen tersebut merupakan rekaman dari pelaksanaan kegiatan organisasi yang tercipta karena kewajiban administrasi organisasi maka termasuk kategori arsip bukan bahan perpustakaan maka harus diperlakukan dan dikelola sebagaimana mengelola arsip. Semoga bermanfat. Aamiin. *Arsiparis Madya Badan Perputakaaan dan Arsip Daerah DIY,

Penulis : Rusidi

Referensi

Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

Soerotani, Suhardo, Mengorganisir Arsip Kartografi dan Kearsitekturan, 2007

Rusidi, Pemusnahan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah, 2015

Sumber :

http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/vieww/perbedaan-arsip-dan-bahan-perpustakaan-buku-oleh-rusidi-1280